Una charla con Eileen Bergquist

Vice Presidenta de la Confraternidad Carcelaria de Puerto Rico
Por: Prison Fellowship International 2015

¿Cuál es la lección más importante que ha aprendido acerca de la supervisión de su personal?

Cada uno de los miembros de la organización debe tener un sólido conocimiento con respecto a la CCI con el fin de poder avanzar hacia el mismo objetivo. Cuando empecé a trabajar en la junta directiva, traté de entender el plan estratégico de la CCI, para poder ayudar a compartir esa visión con todos los demás en nuestra organización. También desarrollé un programa de entrenamiento fuerte para garantizar que estuviéramos formando a nuestros voluntarios correctamente. Y debido a que hay mucha rotación entre los voluntarios, necesitamos estar continuamente capacitándolos y re-entrenándolos.

¿Qué método eficaz aplica para monitorear a su personal?

Yo uso la reunión mensual de la junta directiva para revisar todos
los programas y compromisos individuales. También tenemos reuniones abiertas con los voluntarios cada dos meses. Es importante escuchar sus comentarios y dar tiempo para la formación continua. En las tres horas dedicadas a esa reunión, dedico una hora para ofrecer educación en un tema específico adecuado para los voluntarios.

¿Cómo se puede fomentar la transparencia dentro de su equipo?

Nosotros también nos comunicamos con las iglesias de nuestros voluntarios. Si tenemos algún problema con un individuo, nos ponemos en contacto directo con su iglesia con el fin de poder corregir lo sucedido y mantenernos en la misma página.

También ayuda mucho el estandarizar la comunicación de arriba a abajo. Nosotros tenemos implementado un proceso que asegura que si, por ejemplo, la CCI necesita comunicar un mensaje, dicho mensaje queda en manos de alguien. Esa persona luego confirma cuando se comparte el mensaje, y con quién se ha compartido.

¿Qué consejo les daría a otros líderes del ministerio sobre el monitorear las actitudes del personal y de los voluntarios?

Las encuestas y las evaluaciones de desempeño ayudan a garantizar que la gente pueda entender el compromiso esperado según el puesto de trabajo en el que se desempeñan, incluso si son voluntarios. Si los voluntarios no se realizan de acuerdo a las expectativas, tenemos problemas.

Además, sugiero que sostengan una reunión con la junta directiva en forma trimestral o al menos semestral. Compartan sus conocimientos con otros, utilizando cualquier tecnología que tengan disponible. Esto ayuda a confirmar la planificación estratégica, incrementar la comunicación y asegurar todos los involucrados estén recibiendo la misma información en forma oportuna.

Para concluir…

Dios es el mejor monitor de nuestra misión. Nosotros como líderes debemos establecer límites y políticas, y educar a nuestros voluntarios y a los miembros del personal para que comprendan las funciones y responsabilidades que les corresponden con el fin de mantenerlos positivamente. Busquemos la sabiduría del Señor y actuemos de manera consecuente con ella.